Wie wir ein Logistik Unternehmen mit über 300 Mitarbeitern von Google Workspace zu Microsoft 365 führten
Die Entscheidung, die primäre Produktivitätsplattform eines Unternehmens zu wechseln, ist ein bedeutender Schritt. Obwohl Google Workspace (ehemals G Suite) viele Vorteile bietet, entscheiden sich immer mehr Unternehmen – oft aus Gründen der Vereinheitlichung, der Integration mit vorhandener Software oder der erweiterten Sicherheitsfunktionen – für Microsoft 365 (M365).
Wir standen kürzlich vor der spannenden Herausforderung, ein Unternehmen mit über 300 Mitarbeitern erfolgreich und nahezu unterbrechungsfrei von Google Workspace auf die Microsoft 365-Plattform zu migrieren.
Die Herausforderung: Komplexität in der Größenordnung
Bei einer Migration dieser Größenordnung geht es um weit mehr als nur das Verschieben von E-Mails. Die Hauptbereiche, die wir bewältigen mussten, umfassten:
- E-Mail und Kalender: Migration von Gmail-Postfächern, Kalendereinträgen und Kontakten zu Exchange Online.
- Dateien und Speicher: Übertragung von Drive-Daten, einschließlich Dokumenten, Tabellen und Präsentationen, zu OneDrive und SharePoint Online.
- Nutzerverwaltung: Nahtlose Überführung der Nutzerkonten und Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter ihre neuen Anmeldedaten pünktlich erhalten.
Unsere Werkzeuge für die erfolgreiche Migration
Für eine Großmigration ist eine robuste Tool-Auswahl entscheidend. Wir haben uns für eine Kombination aus spezialisierten Migrations-Tools und nativen Microsoft-Funktionen entschieden, um die höchste Effizienz und Datenintegrität zu gewährleisten.
1. E-Mail-, Kalender- und Kontaktdaten: BitTitan MigrationWiz
Das Herzstück unserer Migration war BitTitan MigrationWiz. Dieses Tool ist der Goldstandard für komplexe E-Mail-Migrationen.
Vorteile:
Umfassende Abdeckung: Es migriert nicht nur E-Mails, sondern auch Kalender, Kontakte und sogar Archive zuverlässig.
Staging-Fähigkeit: Wir konnten Pre-Stage-Migrationen durchführen. Das bedeutet, wir verschoben den Großteil der älteren E-Mails im Vorfeld, während die Benutzer weiterhin Google Workspace nutzten. Am "Cutover Day" musste dann nur noch die Delta-Migration (die seit der Pre-Stage hinzugekommenen Daten) durchgeführt werden, was die Ausfallzeit auf ein Minimum reduzierte.
Berichterstattung: Detaillierte Berichte über den Status jedes Postfachs sorgten für volle Transparenz.
2. Dateispeicherung: ShareGate (ehemals ShareGate Desktop) und Microsoft Mover
Die Migration von Google Drive zu SharePoint und OneDrive stellte die größte Herausforderung dar, insbesondere im Hinblick auf die Umwandlung von nativen Google-Formaten (Docs, Sheets, Slides) in Microsoft-Formate (.docx, .xlsx, .pptx).
- ShareGate: Wir nutzten ShareGate primär für die strukturierte Migration großer Datenmengen zu SharePoint Online. Es ermöglichte uns, die Berechtigungen und die Verzeichnisstruktur von Drive präzise auf die neuen SharePoint-Sites abzubilden.
- Microsoft Mover (jetzt Teil von SharePoint Migration Tool): Dieses von Microsoft erworbene Tool ist spezialisiert auf die Übertragung von Dateien aus Cloud-Speichern wie Google Drive. Es ist kostenlos und konnte große Mengen an persönlichen OneDrive-Daten (vom My Drive des Benutzers) effizient migrieren.
3. Identitäts- und Lizenzverwaltung: Azure AD Connect
Obwohl die anfänglichen Konten in Google Workspace lagen, sorgten wir mit Azure AD Connect für die frühzeitige Synchronisation der Nutzeridentitäten mit der lokalen Infrastruktur (falls vorhanden) und Azure Active Directory (Azure AD). Dies war entscheidend für die reibungslose Lizenzierung und Anmeldung bei M365 am Stichtag.
Unser Fazit
Die Migration von Google Workspace zu Microsoft 365 erfordert detaillierte Planung, präzises Projektmanagement und die richtigen Spezialwerkzeuge. Dank unserer bewährten Methodik – bestehend aus Discovery, Staging, Testmigrationen und dem finalen Cutover – konnten wir das 300+-Mitarbeiter-Unternehmen pünktlich und innerhalb des Budgets auf die neue Plattform umstellen.
Das Ergebnis: Die Mitarbeiter arbeiten nun mit den vertrauten Office-Anwendungen und profitieren von der tiefen Integration in die gesamte M365-Suite, während die IT-Abteilung erweiterte Sicherheits- und Compliance-Funktionen nutzen kann.
Die 6 Phasen der M365-Migration
Wir unterteilen den Prozess in sechs klare, sequenzielle Phasen, um Risiken zu minimieren und eine maximale Stabilität zu gewährleisten.
1. Planungs- und Analysephase (Discovery)
Dies ist die fundamentale Phase, in der wir den Grundstein für das gesamte Projekt legen.
2. Vorbereitungsphase (Pre-Prod Setup)
In dieser Phase wird die neue Microsoft 365-Umgebung konfiguriert und für die Migration vorbereitet. Man könnte dies als die Pre-Production (Pre-Prod)-Einrichtung bezeichnen.
3. Test- und Pilotphase (Test Migration)
Die Testphase ist absolut essenziell, um den Migrationsprozess zu validieren und unerwartete Probleme frühzeitig zu erkennen.
4. Vormigrations- und Staging-Phase (Pre-Stage)
Dies ist die technische Phase der Massendatenverschiebung, die im laufenden Betrieb stattfindet, um die Downtime am Stichtag zu minimieren.
5. Produktivschaltung (Cutover / Prod)
Der Cutover (auch Go-Live oder Prod-Phase genannt) ist der finale Moment des Wechsels, der in der Regel außerhalb der Geschäftszeiten (z.B. am Wochenende) stattfindet, um die Geschäftsunterbrechung zu minimieren.
6. Hypercare-Phase (Stabilization & Support)
Die Hypercare-Phase ist die unmittelbar auf die Produktivschaltung folgende intensive Betreuungszeit, typischerweise zwei Wochen lang.
Durch diese strukturierte Vorgehensweise konnten wir sicherstellen, dass das Unternehmen mit 300+ Mitarbeitern mit minimalem Risiko und einer höchstmöglichen Datenintegrität in die neue Microsoft 365-Welt starten konnte.